Статья
Совместный проект
6 минусов спонтанных поездок по работе: о чем должен знать бизнес

Что не так с самостоятельной организацией командировок и чем ее заменить.

Самостоятельная организация командировок и отсутствие корпоративной тревел-политики постепенно уходят в прошлое. Еще в 2019 году 80,4% российских компаний пользовались услугами специализированных агентств для координации рабочих поездок. Такие данные для компаний с количеством сотрудников от 500 человек и выручкой от 3 млрд рублей собрал отдел исследований РБК.

Сегодня даже некрупный бизнес отдает предпочтение регулируемым и автоматизированным программам для бизнес-путешествий. По состоянию на 2022 год спонтанные деловые поездки, где за все планирование отвечает сам командированный сотрудник, занимают 30% рынка бизнес-тревела, подсчитали специалисты онлайн-сервиса по организации командировок Trivio. Цифровая трансформация этого сегмента идет с темпом в 5–7% в год.

Вместе с Trivio рассказываем, почему спонтанные путешествия по работе оказались невыгодны бизнесу и какие решения помогают компаниям сделать тревел-политику максимально эффективной.

Unmanaged travel (англ. нерегулируемые путешествия) — это отсутствие у компании единой программы или механизма организации командировок. Сотрудники самостоятельно выбирают билеты, бронируют номера в отелях и регулируют свои расходы во время поездки.

Минус № 1. Компания переплачивает

Unmanaged travel предполагает, что сотрудники получают полную свободу выбора. Они сами решают, где и какие билеты им заказать, услугами каких компаний по бронированию гостиничных номеров воспользоваться. С одной стороны, такой подход демонстрирует доверие руководителей к подчиненным. С другой — создает огромный простор для несоблюдения правил.

На практике это означает, что работники получают карт-бланш на трату корпоративного бюджета — а потратить чужие деньги легко и приятно. Так в графу «расходы» попадают билеты бизнес-класса и номера класса люкс. Сотрудники могут даже не пользоваться ими, а «получить деньгами». При unmanaged travel достаточно предъявить бумажную квитанцию, чтобы работодатель оплатил более дорогую услугу, а на самом деле лететь экономклассом и жить в скромном отеле. Разница между фактическими и реальными расходами отправится в карман работнику.

Решение. Контролировать расходы бизнеса помогает автоматизированная система ограничений. Одна из функций платформы Trivio — лимиты по различным критериям. Например, можно указать, какие подразделения, службы или отдельные специалисты имеют право выбирать билеты бизнес-класса, а каким это не разрешено. Руководителям не нужно следить за каждым шагом сотрудника: сервис просто не позволит выйти за установленные рамки, а значит, не допустит лишних расходов.

Минус № 2. Специалисты тратят ценное время

Оформление командировки состоит из множества этапов, поэтому сотрудники нередко недолюбливают рабочие поездки. Для тех, кто не привык к разъездам по работе, задача «забронировать и оплатить билеты» может показаться сложной и долгой. Специалист занимается не тем, в чем он компетентен, а мучительно выбирает подходящий билет, сравнивает условия в отелях и высчитывает минуты до пересадки.

Сотрудник тратит ценное рабочее время и выбивается из рабочего ритма, заставляя себя сосредоточиться на посторонних задачах. А когда к этому добавляются заявки, служебные записки, заявления на перечисление авансовых средств и приказы, объем непрофильной работы вырастает в разы. Такие документы часто требуется согласовать на нескольких уровнях — от руководителя службы до генерального директора. Рабочие часы расходуются на бумажную волокиту.

Решение. Ответ снова стоит искать в автоматизации процессов. Trivio создал систему, при которой согласование командировок на всех уровнях происходит прямо в приложении. Сотрудникам не нужно бегать по кабинетам с бумажными заявлениями: необходимые документы загружаются в программу с общим доступом. Руководство видит всю информацию о предстоящей поездке и разрешает ее (или отправляет на доработку) в один клик.

Минус № 3. Бизнес не знает, где и как сэкономить

Отрасль бизнес-тревела постоянно развивается, появляются новые решения. Но до компаний, где нет собственных тревел-менеджеров, новшества доходят не сразу. Например, для части сотрудников онлайн-бронирование билетов до сих пор настолько непривычно, что они либо ищут иные способы покупки билетов, либо выбирают первый попавшийся вариант. А он редко бывает самым выгодным.

Проблемы могут возникнуть и при выборе подрядчиков. Компании, не обладающие экспертизой в сфере деловых поездок, рискуют столкнуться с недобросовестными поставщиками услуг и, соответственно, с серьезными убытками.

Решение. Билеты на рейсы 400 мировых авиакомпаний, 2 млн вариантов размещения, аренда автомобилей, VIP-залы, визы, билеты на автобус и организация мероприятий — такие возможности для бронирования открывает для компаний Trivio. Онлайн-сервис развивает партнерские отношения со множеством надежных поставщиков по всему миру. А еще платформа помогает экономить: Trivio автоматически подбирает для своих клиентов самые выгодные варианты, так как владеет информацией о бонусах, скидках и кешбэке за перелеты и проживание.

Минус № 4. Невозможно спрогнозировать расходы

Даже самый ответственный тревел-координатор не застрахован от ошибок, особенно когда требуется работать в режиме многозадачности, а число организованных командировок приближается к десяткам в неделю. Затрудняют работу и сложные маршруты, и неоднозначная ситуация в мире, когда границы то открываются, то закрываются снова.

Кроме того, unmanaged travel не предполагает наличия единой информационной базы обо всех поездках, организованных компанией. Из-за этого ценные данные теряются, а отслеживание и прогнозирование расходов на командировки становится невозможным.

Решение. Платформа Trivio упрощает работу тревел-координаторов благодаря календарю поездок, контролю дублей и другим механизмам, помогающим избежать ошибок. При этом вся информация о прошлых поездках фиксируется и собирается в единую базу знаний. По ней можно строить тревел-стратегии, прогнозировать расходы, находить зоны развития и практики, из-за которых тратятся лишние средства.

Минус № 5. Документооборот становится максимально сложным

Если и есть в компании сотрудники, которые недолюбливают рабочие поездки больше, чем сами командированные, то это бухгалтеры и кадровики. Им необходимо учитывать все расходы и собирать документацию. А бумажные билеты и квитанции, как известно, имеют особенность теряться, что заметно усложняет отчетность.

Дополнительный нюанс — необходимость оформить отношения с десятком контрагентов. Для каждого подрядчика — от отеля до службы такси — нужен отдельный договор. Даже для путешествий внутри страны необходимо сформировать множество бумаг. Если же компания отправляет сотрудников в другие государства, задачи специалистов по документообороту и бухгалтеров усложняются кратно.

Решение. В онлайн-сервисах по организации командировок документы формируются автоматически — в соответствии с требованиями конкретной компании. Своим партнерам Trivio передает закрывающие документы в нужном формате по ЭДО или на бумаге. Платформа синхронизируется с внутренними системами кадрового и бухгалтерского учета, данные загружаются автоматически и доступны онлайн в любой момент.

Минус № 6. Никто не подстрахует в пути

Принципиальное отличие unmanaged travel от регулируемых поездок заключается в том, что сотрудник в командировке предоставлен сам себе. Если его действия при бронировании билетов на самолет или номера в отеле реально отследить, то во время поездки приглядывать за ним некому. Это становится проблемой, когда возникает кризисная ситуация.

В рейтинге основных страхов среди командированных на первом месте — отмена авиарейса. Отмена брони может произойти и в отеле. И тогда сотруднику приходится самостоятельно разбираться с трудностями: искать билет на другой рейс или свободный номер в гостинице. Это ставит под угрозу выполнение рабочей задачи, да и в целом возникает вопрос о необходимости командировки: получается, что специалист отправился в другой город только для того, чтобы справляться с бытовыми трудностями.

Решение. Неожиданные ситуации могут возникнуть даже во время самой тщательно спланированной поездки. Специально для таких случаев у сервиса Trivio есть заботливая служба поддержки: ее специалисты круглосуточно остаются на связи и оперативно решают все вопросы.