Организовать командировку так, чтобы она была комфортной для сотрудника и недорогой для бизнеса, — настоящее мастерство. Зачастую компании даже не представляют, какие суммы в действительности тратят на поездки и как могут сократить расходы. Особенно в условиях экономической турбулентности, когда новые трудности в организации бизнес-путешествий возникают чуть ли не каждый день.

Онлайн-сервис по управлению командировками Trivio умеет превращать трудности в возможности. Основанный в 2020 году, он вышел на лидирующие позиции в своей отрасли, когда всеобщее внимание резко переключилось на пандемию. Спустя время, когда в мире все снова нестабильно, Trivio не ставит работу на паузу, а находит новые способы помогать клиентам с автоматизацией процессов и экономией. Основатель и генеральный директор Trivio Евгений Синица рассказал, как компании это удается.

Я в этом бизнесе с 2012 года. У меня было агентство по организации деловых поездок с гораздо меньшими ресурсами. В 2019 году я продал свою долю партнеру и вышел из бизнеса: часть команды осталась, часть ушла со мной.

Все это время у меня была цель создать онлайн-агентство, я понимал, что мое знание отрасли и всех бизнес-процессов позволит воплотить идею в жизнь. Мы начали работать над Trivio в начале 2020 года, а в октябре стартовали первые продажи.

Мы решили автоматизировать все процессы, связанные с клиентским сервисом. Это касается подключения максимального количества каналов дистрибуции по авиабилетам, чтобы мы всегда могли предоставить лучшую стоимость для заказчика и широкий выбор. Задача непростая, но ее решение дает хорошие плоды сейчас на фоне санкционного давления, которое сильно повлияло на авиационную и гостиничную отрасли.

Также мы стремимся к максимальному уровню автоматизации не только в клиентском контуре, но и внутри компании. Такой подход дает возможность снижать расходы на содержание бизнеса.

Есть несколько значимых игроков на мировом рынке. В Европе это TravelPerk, в США — TripActions. Эти компании появились не более пяти лет назад, но каждая из них уже стоит не один миллиард долларов. Если говорить о доходности, то она в разы выше, чем на нашем рынке.

Многие демпингуют. Это причина, по которой мы не участвуем в тендерах: конкуренты выходят на них с нулевыми сборами и, само собой, выигрывают. Затем, уже при сотрудничестве, клиенты переплачивают на каждом билете по тысяче, две или даже 25 тысяч рублей.

В 88% случаев сами. Оставшиеся 12% — по электронной почте или телефону. Обычно это сотрудники компаний, которые занимаются нефтедобычей: зачастую на вахте нет интернета, достаточного для того, чтобы самостоятельно что-то сделать, поэтому они вынуждены нам писать или звонить. Мы никогда не навязываем нашу платформу как единственный способ общения, а тарифы не отличаются независимо от способа оформления — хоть самостоятельно, хоть по телефону. Мы понимаем, что есть люди возрастные, которые работают на заводах, они просто не очень хорошо умеют пользоваться компьютером.

Есть такое понятие — unmanaged travel. Это командировки, которые оформляются без помощи партнеров. Доля таких поездок в России достаточно велика, заметно больше, чем с участием профессионалов.

Стандартная схема unmanaged travel такая: сотрудник, направляясь в командировку, либо самостоятельно покупает себе билеты за свои деньги, либо получает подотчетные деньги и потом отчитывается за все траты, получая возмещение. Это долгий и сложный процесс, который Trivio автоматизирует и упрощает.

Мы легко и быстро интегрируемся со всеми популярными бухгалтерскими программами и ERP-системами, вследствие чего все данные, формы и документы напрямую отправляются для обработки и учета в бухгалтерию организации. Кипы документов, случайные ошибки расчетов и бессонные ночи десятков бухгалтеров остались в прошлом.

Второй момент: сотрудник не ищет билеты на сайтах авиакомпаний, а выбирает их на агрегаторах с наценкой. Стоимость билета там почти никогда не будет равна стоимости на сайте перевозчика. Такая же история с отелями.

Мы буквально рассказываем клиенту, как экономим его деньги. К примеру, есть корпоративные программы от большинства авиакомпаний, которые позволяют либо накапливать корпоративные бонусы, которые в дальнейшем можно использовать для покупки новых билетов, либо получать скидки здесь и сейчас — вплоть до 10% от стоимости тарифа. Это значительная экономия, о которой многие не подозревают.

Третье преимущество заключается в возможности настроить правила для сотрудников. Например, что они не могут летать бизнес-классом или что билет не может быть дороже заранее определенной суммы. Систему не обмануть, это помогает соблюдать тревел-политику компании и проводить согласования всех бюджетов внутри нашей платформы.

В нашей стране в основной массе используются иностранные системы бронирования Sabre и Amadeus. Ими пользовались даже для оформления крупнейших перевозчиков страны. Как пример, Sabre в 2022 году наложил санкции на «Аэрофлот», закрыв дистрибуцию.

Приобрести билеты крупнейших российских перевозчиков по выгодной стоимости сейчас можно только по прямому подключению к авиакомпании. Если же оформлять билет в других каналах, то стоимость будет значительно выше. Это правило касается не всех, но основных наших перевозчиков точно.

У нас налажено прямое подключение к нескольким основным перевозчикам, в числе которых «Аэрофлот», S7 Airlines, «Победа» и «Уральские авиалинии».

Это технологически сложно и дорого в реализации. Считанные единицы обладают собственными онлайн-платформами. Интеграция с авиакомпанией — это сложный процесс, занимающий значительное время. Кроме того, прямое подключение к перевозчику предполагает прямой договор с ним, что создает дополнительную финансовую нагрузку на агентство в виде депозитов или банковских гарантий. С этим может справиться не каждый игрок.

Основной риск — финансовый. В большой массе мы кредитуем компании, что всегда связано с риском. Поэтому мы стараемся подключать различные механизмы, в том числе страхование дебиторской задолженности. Более тщательно подходим к изучению наших клиентов, которые хотят получить отсрочку.

Чтобы успешно вести наш бизнес, необходим большой объем оборотных средств. У тебя может быть насколько угодно крутой продукт, но если ты не обеспечен достаточным финансированием, то успешным на этом рынке не станешь.

Сейчас большой тренд на автоматизацию кадровых процедур. Давно пора полностью перейти на удаленное подписание документов. Мы сейчас даже проводим интеграцию с двумя наиболее популярными провайдерами в этой области, чтобы наши клиенты могли в рамках платформы Trivio подписывать приказы на командировки, авансовые отчеты и прочие документы, а не бумажки в бухгалтерию носить. Это крайне актуально для компаний, у которых разветвленная филиальная сеть: бухгалтерия находится, допустим, в Ярославле, а документооборот осуществляется почтой.

А если говорить в целом о технологиях, то в России освободилось много перспективных ниш. После ухода ряда компаний конкуренция настолько снизилась, что люди, которые найдут в себе силы перестроиться от апатии и начнут заниматься бизнесом, смогут добиться успеха. И мы явно увидим новые интересные продукты.